Цели:

• Дать понимание алгоритма и правил подготовки встреч и совещаний
• Обучить приемам и инструментам, повышающим эффективность подготовки и проведения meeting'ов и совещаний:
• умение четко формулировать цели встречи, выбирать наиболее оптимальный формат достижения заданной цели,
• эффективная организация процесса обсуждения,
• четкое оформление и отслеживание результатов.

Эффект от обучения:

• Развитие культуры эффективной коммуникации
• Отсутствие ненужных встречи и совещаний
• Распространение единого стандарта подготовки и проведения совещаний в Оргкомитете Сочи 2014

Содержание:

Этапы подготовки и проведения встреч и совещаний

• Три шага:
• подготовка встречи,
• проведение совещаний,
• работа с отдельными участниками после совещания и общее отслеживание результатов
• Факторы успеха на каждом шаге
• Когда совещание не нужно: форматы обсуждения, заменяющие совещания

Подготовка встречи

• Как грамотно определить цели встречи
• Алгоритм планирования совещания:
• Как определить порядок обсуждения вопросов,
• Почему нужно задать формат результата по каждому вопросу и как это сделать,
• Как определить необходимый и достаточный список участников
• Как оформить приглашения на совещание
• Техническая подготовка: важные детали, которые нельзя упустить

Проведение совещания

• Основные задачи ведущего встречи: обеспечение заданного формата итога, соблюдение регламента, позитивный эмоциональный фон по итогам обсуждения
• Приемы эффективной организации процесса обсуждения
• Основные форматы обсуждения и подведения итогов
• Неконструктивное участие – возможности работы с такими участниками:
• Основные принципы работы с сопротивлением,
• Сложные «типы участников» и рекомендации по их «нейтрализации»
• Отвлечения от темы – причины и рекомендации по предотвращению

Работа после совещания

• Формат статус-репорта и правила его создания и коммуникации
• Персональная работа со сложными участниками
• Отслеживание результатов: форматы и процедуры